マイナンバーが発行されて以来ネガティブな報道が多かったこともあり、負担に感じたり、不安を感じている人は多いのではないでしょうか。ですが個人事業主にとって、マイナンバーを知って正しく取り扱うことで負担も不安も減らすことができるのです。
目次
個人事業主がマイナンバーを使用する場面
所得税の確定申告
マイナンバーができてから、マイナンバーを必要とする場面に遭遇した方も多いでしょう。会社勤めだと会社に申告するときくらいですが、個人事業主になるとどのような場面でマイナンバーが必要になるのでしょうか。
まずは、所得税の確定申告の場面でマイナンバーが必要となります。マイナンバーは所得税などにかかる収入を把握する目的もありますので、所得を申告する確定申告では必ず必要になります。
報酬や契約金などの支払い調書
報酬や契約金などの支払調書に、マイナンバーが必要になることもあります。マイナンバーが必要になるのは、執筆業・講演料などであれば年間の報酬額が5万円を超える場合のみです。この金額を超える契約を結んでいる場合には注意が必要です。
このことから、クライアントにマイナンバーの提出を求められることがあります。その場合はきちんとマイナンバーを申告し、支払調書などにマイナンバーが記載されるようにしましょう。マイナンバーは証明書類の提示やコピーの提出が求められることもあります。また、本人確認書類が必要になるケースもあります。必要に応じて対応するようにしましょう。
収書所得の源泉徴収票
年末に雇い主やクライアントから、源泉徴収票や支払額調書が発行される方もいます。これらにもマイナンバーを記載する欄があり、このためにマイナンバーが求められることがあります。
自分の手元にくる書類にマイナンバーが記載されていることはほとんどありませんが、税務署や市町村に行く帳票には、マイナンバーが記載されます。このためマイナンバーの提出と、確認作業が必要になってきます。クライアントの数が多いと必要になる提出先も増えるので、少し手間かもしれません。
また逆に人を雇用している場合は、マイナンバーを記載した支払額調書の作成が必要になってきます。このため、マイナンバーの提出を受け、適正に保管する必要が出てくるでしょう。
仕事を受注している場合
事業者にマイナンバーと身元確認書類を通知する
クライアントから仕事を受注している場合は、年間の支払額が5万円を超える場合に、マイナンバーを求められることになります。クライアントによっては、仕事の開始時に求められることもあるでしょう。
または支払額の合計が5万円を超えた時点、年末時期などにマイナンバーの提出が求めれることも。ケースによっては50万円を超えた場合など、報酬の内容によってマイナンバーの取得義務は異なります。自分がどうのようなケースに当てはまるのか、確認しておきましょう。
どちらにしても、身元確認書類の通知を同時に求められることが多いようです。クライアントのところに頻繁に訪問しているのであれば、そのときに必要書類を持っていくように依頼されるかもしれません。マイナンバーは各社運用方針をもって運用しているので、クライアントの指示に従うようにしましょう。
個人事業主のマイナンバーは12ケタの個人番号
個人事業主には法人番号はありません。このため、マイナンバーは12ケタの個人番号となります。これは、個人あてに通知され、申請すればマイナンバーカードとして交付されます。このカードを提示することで、マイナンバーの証明ができますので、個人事業主であれば取得しておいた方が便利でしょう。
また、マイナンバーが含まれる情報は特定個人情報と言って、流出・紛失などに対して罰則が定められています。ですから、厳重に保管する必要があるのです。
仕事を発注している場合
法人の場合法人番号公表サイトで番号を取得
個人事業主として仕事を発注している場合も、マイナンバーや法人番号が必要になる場合があります。ほとんどの法人は、法人番号公表サイトで公表していますので、こちらで番号を取得することができます。
また法人の場合、ホームページで公開していることもありますので確認のために見てみましょう。このどちらにも法人番号を公表していない場合は、直接聞いて取得するよことになります。法人番号は個人番号と違い、提出を受ける際に徴取や保管においての注意点が少なく、公表されていることから流出などの心配もないため、作業は少なくて済みます。
個人の場合直接マイナンバーと身元確認書類を確認する
個人に仕事を発注している場合は、直接マイナンバーと身元確認書類を確認する必要があります。本人に会うことができるのであれば、身元確認書類とマイナンバーを直接確認しておきましょう。
遠方などにいる、または直接会って仕事をすることがない場合は、書類を郵送などで確認する必要があります。その場合はコピーを郵送することになるので、紛失には十分注意して、簡易書留などの確実に手に渡る郵送方法を選ぶとよいでしょう。
また、確認後の書類は厳重に保管する必要があります。流出・紛失には注意をし、必要最低限の人の目以外には触れないようにしてください。
従業員がいる場合
従業員のマイナンバーの取得と保管
従業員がいる場合は、従業員のマイナンバーを取得する必要があります。従業員の場合は本人確認書類の提出はしなくてもよいので、マイナンバーの提出のみとなります。従業員からマイナンバーを取得する際は、マイナンバーが確認できるマイナンバーカードなどで、確認を行いましょう。
また、流出・紛失は罰則の対象になりますので、保管は厳重に行う必要があります。保管や確認、マイナンバーを実際に使用する者も、あらかじめ定めておき、その人以外が、マイナンバーを見ることの無いようにしましょう。
鍵のかかる金庫に保管する
従業員からマイナンバーを取得したら、その保管は厳重に行います。マイナンバーはとにかく流出させないことが重要です。紙ベースで提出を受けた場合は、鍵のかかる金庫に保管するなどして、なるべく人の目に触れないような努力をしましょう。
マイナンバーは、マイナンバーを扱って給与関係の事務を行うなどといった、特定の業務に携わる特定の人しか扱うことができません。それ以外の者が、簡単に見ることができないように厳重に保管しましょう。
また破棄する際には、シュレッダーをかける・溶解処分をするなど、マイナンバーが識別できないようにしてから破棄するようにしてください。破棄をするのもマイナンバーの担当者が行い、他の者が見ることの無いように気を配りましょう。
パソコンはウィルス対策を万全にする
マイナンバーを電磁的に保管することは、セキュリティが万全でない場合は推奨できません。ですが、どうしても電磁的な補完が必要な場合は、パソコンのウィルス対策を万全にするなど、マイナンバーの流出を防ぐ手立てを十分に行ってからにしてください。
パソコンはウィルス対策を万全にしても、外部からの侵入を完全に防げる補償はありません。セキュリティーの穴があれば、そこからハッキングされることもありますので、出来る限り、マイナンバーのパソコンでの保管は避けるようにしましょう。
また、マイナンバーが入った書類などをコピーする際は、最小限に留めるようにします。さらにコピーをとる際は、ファックス複合機のような外部に接続しているコピー機を避けることで、外部への流出を防ぐことにつながります。プリントアウトする際も同様に、外部に接続しているプリンターは避けるようにしましょう。
マイナンバーを正しく使用し作業効率を良くしよう
マイナンバーは保管が大変で、罰則があることから負担になるイメージが強いかもしれません。ですが正しく使用することで作業効率を上げ、少しでも負担を減らすことができます。
マイナンバーを提出するときは、クライアントの負担を減らすためにも迅速かつ指示通りに提出しましょう。そして、自身で徴取するときは、適切に提出を受け、紛失・流出しないように厳重に保管しましょう。
マイナンバーを正しく使用できるようになることで、マイナンバーへの不安を払拭し、事業に専念できるようになります。細かい配慮が必要な事柄ではありますが、手順を知ることで、負担は減るはずです。
