会社員の場合は会社が手続きをする確定申告。従業員は源泉徴収票を貰って終わりでしたが、退職や転職、控除を受ける場合、いざ自分で確定申告となると大変です。確定申告になぜ源泉徴収票が必要なのか。関係性を理解し、しっかり確定申告の準備をしましょう。
目次
源泉徴収票の意味と役割
徴収した所得税額を記載したもの
源泉徴収票とは、一年間の給与額や社会保険料、控除額、徴収した所得税額等が記載されている書類で、給与・退職手当・公的年金の3つの支払いのみで交付されます。まず、「給与所得の源泉徴収書」は勤務先から従業員に交付されるものです。毎年1月1日から12月31日までを計算期間とし、1年間の給与やボーナス額と徴収された所得税等が記載されています。働いている人が12月や1月の給与明細と一緒にもらう書類のことです。
次に、「退職所得の源泉徴収票」は会社を退職する際、会社から退職者へ交付されます。退職手当の支払金額や所得税の源泉徴収額が記載されており、会社は退職日から1ヶ月以内に交付しなければなりません。最後に「公的年金の源泉徴収票」は年金機構など各年金の支払先から交付されます。1月1日から12月31日までに支払われた公的年金等の支払額や所得税の源泉徴収額が記載されています。
1枚は支払いを受けた者へ交付する
源泉徴収票は同じものが2枚発行され、1枚は支払いを受けた各個人へ、もう1枚は税務署に提出されます。例えば会社が発行する給与所得の源泉徴収票は、1枚はパート・アルバイト・社員の全従業員に交付され、もう1枚は会社から税務署へ提出されます。この場合、税務署への提出義務がある源泉徴収票は、年間給与額が500万を超える従業員と、給与額が150万以上を超える法人役員の分で、全従業員分の提出が義務化されているわけではありません。
源泉徴収票を税務署は、所得確認の調査資料のために必要とし、各個人は1年間の給与所得の証明をするために必要とします。各個人は年収の確認だけでなく、自分で確定申告をする際の書類として、また家や車など大きな買い物をするときの審査基準を決める書類として、重要な証明書となるので大切に保管しましょう。
前年分を翌年1月31日までに交付する
1年間の給与や賞与、社会保険料、扶養控除、生命保険控除などの情報をもとに所得税を計算することを年末調整といいます。その年末調整をした結果が記載されているものが源泉徴収票です。つまり、1年間の支払い分が確定し、年末調整後、翌1月31日までに源泉徴収票が作成され、交付されます。
各個人は、源泉徴収票は貰って終わりではありません。別収入がある人は確定申告の際に使用し、ご夫婦の場合は配偶者と扶養の確認のため、夫または妻いずれかの会社への提出書類として使用します。また、子供がいる場合、保育料を決定するために地方自治体へ提出しなければならなかったりと、源泉徴収票を必要とする申請事項が多いです。会社は、年末調整後速やかに発行し、できるだけ早く交付する必要があります。
確定申告の提出書類
源泉徴収票の原本
源泉徴収票は、本人確認書類になり得る公的文書なので、コピーは不可、必ず原本での提出が求められます。源泉徴収票のコピーでは小さな数字がしっかり印字されないなどのミスから、提出した源泉徴収票と確定申告書の数字が一致しないなどのトラブルが発生し、申告書の書き直しへつながってしまいます。また、源泉徴収票のコピーでの提出では、書類不備として受理してもらえません。スムーズに申告を行うためにも、源泉徴収票は必ず原本を提出しましょう。
また確定申告では源泉徴収票を提出するだけではなく、源泉徴収票の内容を申告書に記入しなければなりません。申告書は申告書Aと申告書Bの2種類があります。源泉徴収票がある場合は申告書Aを利用します。ちなみに申告書Aは、ダブルワークの人や、年金を貰いながら仕事をしている人など2ヵ所から給与が発生している人が対象です。また申告書Bは、個人事業主が対象です。
控除を受ける各種保険控除証明書も必要
確定申告で保険控除を受ける場合、各種保険控除証明書が必要です。保険控除とは社会保険料や生命保険料を支払っている方が受けられる控除です。国民年金を支払っている人は毎年年金事務所から控除証明書が郵送され、生命保険を支払っている人には生命保険会社から生命保険控除証明書が郵送されてきます。この控除証明書を確定申告の際提出することで、所得税の控除が受けられます。
各種保険控除証明書は、添付書類台紙に添付して提出します。証明書の内容は、申告書の第1表と第2表の社会保険控除欄、または生命保険料控除欄に記入します。
医療費の領収書や明細書
医療費控除を受ける場合、「医療費の計算明細書」「治療費の領収書」の提出書類の準備が必要です。医療費計算明細書は確定申告書とは別の用紙で2枚1組になっており、国税庁のホームページからダウンロード可能です。医療費計算明細書は、治療を受けた人の名前や病院名、治療内容や支払った金額を記入し、計算書に沿って医療費控除額を算出します。算出された控除額は、申告書の付表(第1表)医療費控除という欄に記入します。病院などから貰える治療費の領収書は、コピー不可のため原本を添付しましょう。
医療費控除が申請できる条件は、まず「支払った医療費が10万円以上」であることです。純粋な治療費だけでなく、薬代や病院までの交通費などの合算が可能です。次に、「生計を一している配偶者のみ医療費の合算が可能」ということです。つまり、夫もしくは妻の収入で生活を共にしている、もちろん医療費もそこから支払われているということがポイントです。なお、健康維持や予防、容姿美化のための費用や医療費は控除対象外なので気をつけましょう。
寄付金の受領書
寄付金の控除を受ける場合は、確定申告書とは別に「寄付金特別控除額の計算明細書」と「寄付金の受領書」の提出書類の準備が必要です。寄付金特別控除額の計算明細書は、NPO法人用・公益社団法人用・政党用と3種類あり、寄付金の種類によって用紙が異なります。計算明細書に沿って算出された控除金額を申告書の付表と第2表の寄付金控除額の欄に記入します。
計算方法は、「寄付金の合計額」または「総所得の40％」となっていて、どちらか低いほうの金額から2000円を差し引いて算出します。また、ふるさと納税も寄付金控除の対象ですが、計算明細書の提出は必要なく、自治体から郵送されてくる受領書の提出のみで問題ありません。
確定申告で源泉徴収票が提出不要の場合
1契約9000円以下の旧生命保険料
生命保険控除を申告する場合、旧生命保険に関わるもので、1契約9000円以下の契約は提出が省略されます。旧生命保険とは、平成23年12月31日以前に契約された保険のことです。また、それ以降に契約された生命保険を新生命保険とよびます。それぞれ控除額に違いがあり、旧生命保険は控除額最大5万円に対し、新生命保険は控除額最大4万円です。本来生命保険控除を受ける場合は、生命保険会社から郵送されてくる生命保険控除証明書を添付する必要があります。
既に年末調整で控除を受けている場合
給与所得の方は、会社で年末調整と確定申告をしているため、そもそも自分で確定申告をする必要がありません。よって、税務署に源泉徴収票を提出する必要もありません。しかし、年末調整で行えない医療費控除や寄付金控除を受けたい方は、自分で確定申告を行います。その際には源泉徴収票と、医療費控除または寄付金控除の申告に必要な書類を準備します。
確定申告で源泉徴収票を紛失した場合
発行元に再発行の依頼を行う
確定申告の際、源泉徴収票の原本の提出が必要です。また、医療費控除や寄付金控除の申告書を作成する際にも源泉徴収票は役立ちます。源泉徴収票を紛失した場合は、まず、勤め先に再発行を依頼しましょう。その際、再発行に必要な書類に必要事項を記入し提出します。基本的に会社は、源泉徴収票を発行する義務がありますので、すぐに発行してくれます。また退職者も同様、以前の勤め先に頼めば再発行をしてくれるでしょう。退職者の中には前勤務先に再発行を依頼しにくい場合もあります。この場合は、今の会社の総務課から前勤務先に依頼してもらいましょう。
大企業やペーパーレス化を実施している会社は、源泉徴収票を電子交付します。確定申告の際提出できる源泉徴収票は原本のみなので、電子交付されたものをプリントアウトして提出することは不可です。確定申告の提出の際は、勤め先から源泉徴収票を紙でもらいましょう。
再発行回数の制限はない
原則として、源泉徴収票の再発行に制限はありません。源泉徴収票は確定申告だけでなく、家や車の購入、児童手当の申請など、1年で複数回必要とする場合もあります。企業によっては再発行した源泉徴収票には再発行印を押印します。もちろん押印されたものでも初版と同様に、問題なく使用できます。
また、会社の倒産や給与管理者が不明などの理由から、再発行が難しい場合があります。その場合は、1年間の給料明細を用意して自分で計算し確定申告書を作成しなければなりません。その際税務署で「源泉徴収票不交付の届出」という書類を提出し、手続きが必要です。「源泉徴収票不交付の届出」は国税庁ホームページからダウンロード可能です。
確定申告で源泉徴収票の添付方法
添付書類台紙に貼付する
源泉徴収票(給与所得・退職所得・公的年金)は添付義務があるため、確定申告書添付書類台紙に貼り付け、申告書と一緒に提出します。この際添付する源泉徴収票は、原本でないといけません。また、社会保険料・生命保険料・地震保険料・寄付金の控除を申告する際も、保険料控除証明書などの関係書類を台紙に添付しなければなりません。確定申告書添付書類台紙は国税庁のホームページからダウンロードが可能です。また、書類を貼るスペースがなくなった場合のみコピー用紙で代用することも可能です。
台紙からはみ出さないようにのりづけする
基本的にはのりで貼り付けますが、セロハンテープやホッチキスで貼り付けても問題はありません。書類は全面貼り付けるのではなく、添付台紙の上段1行くらいをのりづけし貼っていきます。この際注意することは、添付書類がとれないように丁寧に貼ることです。税務署員の方が見やすいように、また、確認しやすいようにということを意識してのりづけしましょう。
すべて見えるようにずらして貼付する
転職で社会保険料の控除を受ける場合、源泉徴収票と各種控除証明書など複数枚の書類の添付が必要です。この場合は貼り方を気をつけなければなりません。書類が重ねて見えなくならないように、上から1枚ずつずらして添付する必要があります。また提出書類が添付台紙より大きい場合は、台紙の「のりしろで貼りきれない大きな添付書類の端をここに貼ってください」という部分にのりづけし、半分におっておけば問題ありません。
医療費の領収書は封筒にまとめて入れる
医療費の領収書は、台紙への貼付けは不要です。確定申告の際、医療費明細書という封筒型の明細書にまとめて入れて持っていき、その場で医療費内容を税務署員にチェックしてもらえば、とくに提出の必要はありません。また、確定申告を郵送する際も、領収書を封筒にまとめて郵送します。医療費の領収書が後日必要な場合は、領収書を返却してほしい旨を書いた書面と切手の貼った返信用封筒を同封することで、領収書が返送されてきます。
確定申告で源泉徴収票に社印は必要か
源泉徴収票に社印は必要ない
確定申告に行き、発行会社の社員の捺印がない源泉徴収票を提出しても問題ありません。源泉徴収票は法律上、社員などの印鑑の捺印義務がありません。所得税法施行規則により、源泉徴収票に必要な記載内容は、給与などの支払をする者の氏名と会社の名称・所在地または居所・本社所在地・電話番号等の会社情報です。
基本的に、会社が発行する源泉徴収票は印刷されたものです。印刷されているということは、電子処理された信ぴょう性の高い書類とみなされるので、社印の捺印がなくても安心して提出してください。
手書きやコピーは社印があった方がいい
手書きの源泉徴収票には、社印の捺印が必ず必要というわけではありませんが、偽装される恐れを防ぐためにも、社印がある方がよいとされます。社印が捺印されていると、より丁寧で親切な印象を受け、信用度が高まります。また、源泉徴収票の記入を間違ったときには、訂正印が必要です。
コピーされた源泉徴収票には何の効力もありません。源泉徴収票は健康保険証や免許書などのように身分確認に使える重要な書類です。しっかりと準備して確定申告に行っても、コピーされたものでは書類不備とされ、申告は完了しないので気をつけましょう。
また、源泉徴収票は税務署以外にも提出する場合があります。賃貸マンションの契約時や住宅ローンを組む際、銀行などに審査書類として提出します。その際は、社印の捺印がある源泉徴収票の提出をお願いされる場合があります。
確定申告に源泉徴収票は原本で添付する
確定申告には、源泉徴収票の原本の提出が必須です。個人や所得の証明になる大切な証明書です。今まで年収の確認しかしてこなかった人も、これを機会に、控除額や所得税額をチェックしてみましょう。また、確定申告をする方は、その他受ける控除によっては、各種控除証明書の添付が必要です。源泉徴収票などの証明書は紛失しないようにしっかり保管しましょう。
また、申告内容によっては、確定申告書の提出だけでなく、明細書や計算書、領収書の提出も必要になるので、日頃からの書類整理や準備が大切です。年一回の確定申告。申告に必要な書類は国税庁のホームページからダウンロードが可能なので、前もって準備をし、しっかり還付金を受け取りましょう。
