急な給与計算担当者の退職、困りますよね。給与計算業務は、労務関係の知識を必要とし、頻繁に改正される法令にもアンテナを張らなければなりません。欧米のようにその道のプロに仕事を外注することも、一つの選択肢として考えてみてはいかがでしょうか。
目次
給与計算をアウトソーシングするメリット
給与計算をアウトソーシングする理由
給与計算代行は、日本ではまだ全体の10％くらいしか広まっていませんが、欧米では70〜80％くらいの起業が利用しています。この差はなんでしょうか？
日本の場合、昔から人事や給与計算業務が会社の聖域のようになっていますが、実は給与計算業務はとても専門的で知識も必要です。ミスが命取りになりかねない業務だからこそ、海外ではその道のプロに依頼するのです。ややこしい保険料率の変更なども間違いなく進めてくれるでしょう。
また、給与計算の担当者が退職する際の引き継ぎなども、多くの労力がかかります。しかし外部に依頼していれば、煩雑な引き継ぎの仕事もありません。長い目で見ても会社の負担を減らし本業に力をそそげることになります。
さまざまなコストを削減出来る
給与計算をアウトソーシングをすることで、さまざまなコストを削減することができます。たとえば給与計算システム維持費です。ある程度の従業員がいれば、個々を手計算するのではなく給与計算システムを使用したほうが手間なくミスも減るでしょう。しかし、そのシステムには費用がかかります。
また年末調整の時期などになれば、その年の法令の変更点や、給与計算システムについての講習会を受ける必要もでてくるでしょう。それらの講習費やかかる人件費もバカにはできない金額です。
そして意外な盲点が、残業を管理している人事や給与担当者の残業です。給与の支払いは決して遅れてはならないものです。そのため支払日との戦い。ギリギリに上がってきた勤怠データなどの不備を訂正したりするのに時間がかかり、締め切り日前にかなりの残業をしている担当者が多いのが現状です。
アウトソーシングをすればその分の人件費も削減できます。
法令改正があった場合に適切な対応をしてくれる
法令改正は意外に頻繁にあります。そして給与担当者は、それらの法令など給与計算に関わる情報に常にアンテナを張り、最新の情報を手に入れていなければなりません。それは担当者にとっても責任重大で大きな負担です。
もしも保険料などの変更点を見過ごして計算した場合、全従業員に迷惑をかけ、会社の信頼を失墜させる可能性があるのです。もしも、アウトソーシングをしていればそのようなことはないでしょう。法令に定められた通りにミスなく給与計算を行うことができます。
昨今では、給与担当者任せにしていたことで労働基準監督署の調査などに引っかかり、大きな痛手を負う企業もあります。給与担当者が未熟な場合は、本人にそのつもりがなくても改ざんに近いことをしてしまう可能性も。専門家に任せればそのようなこともありません。
業務引き継ぎ時の社内負担が減る
給与担当者の休職や退職は、会社にとってとても打撃となります。専門的な業務になるので退職時の引き継ぎが大変なのです。専門で給与計算をしてきた経歴を持つ良い人材が見つかったとしても、欠勤の控除や退職時の日割り計算ルールなど会社独自で設定できるものもあり、それらをすべて学ばなければなりません。
また業務引き継ぎ時には給与計算のミスが出やすく、ミスが出てしまった場合はその修正に多大な労力と時間がかかります。それを考えると給与計算のアウトソーシングは、業務引き継ぎ時の社内負担を大きく減らすことができるひとつの道なのです。
社内資源を有効活用できる
給与計算担当をしている人材は、秘密も厳守でき、事務作業は正確で、労務関係の知識も豊富な人が多いです。給与計算をアウトソーシングすることができれば、給与関連業務の9割を削減できます。そして、そのような優秀な人・設備・時間・経費をコア業務に使えるのです。
また新人の給与担当者を育てるとなれば、先輩社員から引き継ぐことは膨大であり、育成にかかる時間と労力は多大なものがあるでしょう。それらの手間暇を有効活用して、社内の人間でしかできない仕事に回してはいかがでしょうか。
給与計算アウトソーシングの業務範囲と費用
給与計算業務トータルで委託した場合
給与計算のアウトソーシング会社によっても費用は異なってきます。そのため一概には言えません。また、給与計算業務といっても、単純に毎月の給与計算だけを行うのなら、社員50名で月40,000〜60,000円くらいが相場です。思ったよりも安いのではないでしょうか。
しかし、毎月の給与計算自体は、給与担当者にとってはルーチン作業のようなものです。給与担当者の真骨頂は、法令の頻繁な更新などにより知識や専門的な能力が必要になる、年末調整や社会保険です。それらを含めると社員50名で月100,000〜200,000円くらいになるでしょうか。それに加えて初期費用がかかるところが多いです。
大切なのは、価格の安さだけで決めないことです。社員のタイムカードの集計も任せるのか、集計は自分たちで行うのか。給与計算業務のみを依頼するのか、年末調整なども依頼するのか。それらによって価格は大きく異なってきます。まずはアウトソーシングをどこまで任せるのか具体的に考えましょう。
年末調整業務のみを委託した場合
年末調整業務は、従業員が必要事項を記入した紙媒体を元に処理します。完全には電子化できないので、従業員数が増えれば増えるほど、年末調整業務にかかる時間とコストは大きくなるのです。また年末といえば営業の繁忙期です。
年末調整のみを依頼した場合、社員50名の場合1人につき1,000円くらいのところが多いです。しかし初期登録費用などがプラスになったりするので、初めて申し込む場合には80,000〜100,000円くらいをみておいたほうがよいかもしれません。
年末調整業務は量が多く、給与担当者が残業をしやすい作業です。年末調整業務のみを委託するというのも、会社の戦略のひとつではないかと思います。
住民税徴収額の更新業務のみを委託した場合
住民税徴収額の更新作業は、自治体から届く特別徴収税額通知に従って作業しますが、これは紙媒体で従業員の人数分届きます。未開封の封筒を開封し、内容物を確認していくだけでも量が増えれば大変です。そのため従業員数が増えれば増えるほど、給与担当者への負担が増します。
住民税徴収額の更新業務のみを委託した場合の費用は、住民税額のデータ化がおおよそ1人につき150円程度。納税者配布用の通知書封入が1人につき100円程度となります。
作業は5〜6月にかけて行われますが、一時的な作業のために人員を確保したり、作業を進めるために教育したりすることを考えれば、アウトソーシングも悪くないかもしれません。
大手給与計算アウトソーシング会社
業界No.1受託実績を誇る「株式会社ペイロール」
数ある給与計算アウトソーシング会社の中でも、業界をリードしているリーディングカンパニーといえるのが、「株式会社ペイロール」です。2017年時点で240社、86万人の給与計算を請け負っている業界1位の実績があります。
特徴は、給与計算のみならず労働・社会保険関係の人事部が請け負っている仕事もカバーしていることです。コンピューターでの算出だけではなく、社員からの問い合わせなど人が行う複雑な対応も可能です。
また、プライバシーマーク、ISMSの認証、SSAE16など他にも安全を約束する資格や認定を所得しています。そのため業界トップレベルの安全性といえるでしょう。
サービスをオーダーメイド出来る「株式会社エコミック」
給与代行といっても、年末調整業務や社員登録などほぼ会社の給与担当者が担っているすべてをアウトソーシングする場合もあれば、年末調整業務のみを依頼する場合もあるでしょう。そのように会社のニーズに沿った対応を心がけているのが「株式会社エコミック」です。
500社65,000人の受託実績がある大手です。エコミックは「フルスコープ型サービス」も受託可能なため小規模の限定的な依頼から、給与計算業務の前後工程を網羅した幅広い仕事まで請け負い可能です。また、その会社ごとのニーズに沿った「オーダーメイドサービス」も行っています。
給与計算アウトソーシングを活用して効率化を図る
給与計算業務は、責任が重くミスが許されない仕事です。もしも未熟な給与担当者が帳尻を合わせようと数字をいじってしまったり、保険料率の更新などを行わないまま給与計算を行ってしまったら、会社や従業員の信頼を失ってしまいます。
給与担当者に任せきりで、きちんと法令に沿った計算をしているのかわからないという経営者もいるかもしれません。その解決策のひとつが、給与計算業務をアウトソーシングすることです。欧米では一般的になって来ている方法で、正確にミスなく仕事を行えるその道のプロに任せようという考えかたです。
これにより給与計算業務にかかっていた時間と労力、そしてコストが削減できます。長い目で見たときに給与計算のアウトソーシングは、効率化を図る有効な手段となるのではないでしょうか。
